Nová funkcionalita: Zobrazení nezaúčtovaných dokladů a automatické účtování nezaúčtovaných dokladů.Obecný princip
Automat účtování umožňuje hromadně účtovat doklady různých agend z jednoho přehledu – Automat účtování . Účtování je možné spustit i jako automat v rámci HeIios iNuvio nebo jako job.
Jsou řešeny téměř všechny standardní agendy Helios iNuvio : faktury a dobropisy, úhrady, zápočty fakturace a zápočty saldo, uvolněné zádržné, skonta, skladové doklady vč. dodatečných souvisejících nákladů, bankovní výpisy, kartové centrum, pokladní doklady, účtenky pokladního prodeje, opravné položky, nedokončená výroba, rozpracovanost projektu, úroky z prodlení, sklad zvířat a pohyby leasingu.
Pozn. daný modul (agenda) musí existovat licence v systému HeIios iNuvio.
Účtování je možné provádět buď ručně (s přededitací nebo bez přededitace) nebo automatem (vždy bez přededitace).
Automat účtování nelze spustit současně v reálném čase více uživateli.
Práva na použití automatu účtování je nutno nastavit pro přehled automatu účtování, přehled číslo 2346. Jednotlivá práva na účtování jednotlivých agend, zobrazení přehledů prvotních dokladů apod. nejsou v tomto případě respektována, to by bylo proti požadavku hromadného účtování.
Nastavení
V globálních konstantách Možnosti, Konfigurace, Účetnictví, Účetnictví – další oblast Automat účtování lze nastavit tyto volby :
- Období pro výběr dokladů – doklady pro účtování budou vybírány buď jen z aktuálního období nebo aktuálního a předchozího období
- Období pro výběr dokladů – Leasing – pro pohyby Leasingu lze nastavit konečné datum pro výběr dokladů (aktuální datum nebo konečné datum aktuálního měsíce nebo konečné datum aktuálního účetního období – roku)
- Spouštění externí procedury ep_UCTO14 – externí proceduru je možné spouštět jen po aktualizaci dokladů v přehledu “Automat účtování“ při spuštění automatem nebo i při ručním spuštění, další informace níže
- Přededitace – zda účtovat s přededitací nebo bez přededitace, volitelné jen pro ruční spuštění, při spuštění automatem probíhá účtování vždy bez přededitace
- Po ukončení automatu zavřít program – pro spuštění automatického účtování použitím definice automatu HeIios iNuvio, zda po doběhnutí automatu zavřít program HeIios iNuvio.
Přehled “Automat účtování“ (Účetnictví – Další)
V přehledu jsou zobrazeny doklady výše uvedených agend, které by měly být účtovány (dle nastavení období pro výběr dokladů). Doklady mohou být ve 2 stavech :
- Připraven k účtování – doklad je formálně připraven k účtování
- Nebude účtován – doklad je potřeba pro účtování upravit (např. doplnit účetní kód, realizovat apod.)
Stav dokladu je uveden ve sloupci “Stav dokladu“ a případná chyba ve sloupci “Chyba dokladu“.
Doklad v chybném stavu je možno upravit, viz dále.
Doklady ve stavu “Připraven k účtování” je možné hromadně zaúčtovat.
Po účtování mohou být doklady v těchto stavech :
- Zaúčtován do přededitace – doklad je zaúčtován do přededitace a je potřeba dokončit účtování do účetního deníku
- Zaúčtován do účetního deníku – doklad je zaúčtován přímo do účetního deníku
- Nezaúčtován – při účtování došlo k chybě, chyba je zobrazena ve sloupci “Chyba dokladu“.
Jednotlivé stavy dokladů jsou též barevně odlišeny.
Akce v přehledu “Automat účtování“
Zrušit – doklad je možné z přehledu smazat, potom nebude účtován
Ruční aktualizace – provede aktualizaci (výběr) dokladů ke zpracování a doklady zapíše do přehledu “Automat účtování“. Je to nutná akce před každým účtováním. Aktualizace je prováděna buď ručně použitím této akce nebo automaticky při spuštění automatem. Do přehledu “Automat účtování“ jsou zařazeny jen ty doklady, které nejsou účtovány a spadají do zvoleného období.
Na řadách faktur, dobropisů, skladových dokladů a dodatečných souvisejících nákladů je nové zaškrtávátko Automat účtování . Tímto zaškrtávátkem lze určit řady dokladů, které budou/nebudou zpracovávány automatem účtování.
Ruční účtování – provede hromadné účtování dokladů ve stavu Připraven k účtování buď s přededitací nebo bez přededitace.
Aktualizace a účtování – provede aktualizaci dokladů a jejich účtování automaticky po sobě. Akce je primárně určena pro napojení účtování do automatu HeIios iNuvio. Výchozí nastavení systému je to, že se po doběhnutí této akce program HeIios iNuvio ukončí. Toto nastavení lze upravit v globálních konstantách – zaškrtávátko Po ukončení automatu zavřít program .
Schválení seznamu dokladů – seznam dokladů v přehledu Automat k účtování lze upravovat mazáním dokladů z přehledu (smazané doklady nebudou dále zpracovány). Při spuštění automatem (akcí “Aktualizace a účtování“ nebo automatem HeIios iNuvio nebo jobem) by ovšem došlo k tomu, že by se smazané doklady opět zařadily do seznamu ke zpracování. Aby se i pro automat zachoval výběr dokladů, je nutné doklady schválit – na dokladech se nastaví příznak schválení a aktualizace se při spuštění automatem neprovede – seznam dokladů zůstane zachovaný. Příznak je nastaven vždy na všechny doklady v přehledu. Příznak schválení je zrušen :
- akcí Zrušení schválení
- spuštěním ruční aktualizace akcí Ruční aktualizace
- jakýmkoliv spuštěním účtování (ručním nebo automatem)
Zrušení schválení – provede odebrání příznaku schválení na dokladech (viz předchozí bod)
Přednastavené parametry – pro některé agendy lze zadat parametry, které se při účtování z agendy zadávají uživatelsky jako parametr účtování. Např. text pro účtování, datum pro datum případu). Zadané parametry platí vždy pro všechny doklady dané agendy !
Doklad – zobrazí se přehled dané agendy s příslušným prvotním dokladem. Doklad je možné upravit – např. doplnit účetní kód, realizovat apod. Po uzavření přehledu agendy dojde k aktualizaci přehledu automatu – když původně na dokladu chyběl např. účetní kód, nyní bude změněn stav dokladu na “Připraven k účtování“.
Všechny chybné doklady agendy – zobrazí se přehled dané agendy se všemi prvotními doklady, které jsou ve stavu “Nebude účtován“. Doklady je možné upravit – viz předchozí bod.
Všechny doklady agendy – zobrazí se přehled dané agendy se všemi prvotními doklady, které jsou obsaženy v přehledu “Automat účtování“. Doklady je možné upravit – viz předchozí bod.
Účetní doklad – zobrazí se přehled účetního deníku s dokladem zaúčtování daného prvotního dokladu.
Všechny účetní doklady – zobrazí se přehled účetního deníku se všemi účetními doklady dané agendy.
Zobrazení přededitace – zobrazí se přehled přededitace, ze kterého je možné doklady zaúčtovat do účetního deníku. Při spuštění účtování ručně akcí “Ruční účtování“ a je-li v konstantách nastavena přededitace, po ukončení účtování je přehled přededitace zobrazen automaticky. V něm lze zaúčtovat do deníku buď všechny doklady najednou nebo jen některé – v tomto případě lze k opětnému otevření přehledu přededitace použít právě tuto akci.
Generování HIQ souboru – generování předdefinovaného konfiguračního souboru pro spouštění účtování automatem HeIios iNuvio.
Sloupce v přehledu “Automat účtování“
V přehledu Automat účtování lze zobrazit tyto sloupce :
Identifikace dokladu – číslo prvotního dokladu, může být doplněno např. řadou dokladů, datumem apod.
Datum dokladu – rozhodné datum dokladu (datum případu / datum pořízení / datum potvrzení dokladu)
Agenda účtování – příslušná agenda dokladu (seznam agend viz výše)
Druh pohybu – rozlišení řady faktur, skladových dokladů, pokladny, pokladního prodeje, skladu zvířat, dodatečných souvisejících nákladů, uvolněného zádržného, skonta a úhrad.
Leasing – účel – rozlišení účelu pro pohyby Leasingu
Přededitace – zda bude účtováno do přededitace (údaj je převzat z globální konstanty a je pro všechny doklady stejný)
Účetní období – zda přehled obsahuje doklady jen aktuálního období nebo i předchozího období (údaj je převzat z globální konstanty a je pro všechny doklady stejný)
Stav automatu účtování – uvádí, v jakém stavu je automat účtování. Možné stavy :
- Aktualizace spuštěna automatem
- Aktualizace spuštěna ručně
- Účtování spuštěno automatem
- Účtování spuštěno ručně
Stav dokladu – uvádí, v jakém stavu je daný doklad. Možné stavy (viz též výše) :
- Připraven k účtování (modré kolečko)
- Nebude účtován (černé kolečko)
- Zaúčtován do přededitace (zelenočervené kolečko)
- Zaúčtován do účetního deníku (zelené kolečko)
- Nezaúčtován (červené kolečko)
Stav – barevné rozlišení sloupce Stav dokladu , význam viz předchozí bod.
Chyba dokladu – textový popis chyby buď připravenosti dokladu k účtování nebo účtování.
Účetní kód – účetní kód zadaný na prvotním dokladu (jen na dokladech, kde lze účetní kód zadat)
Datum aktualizace – datum, kdy proběhla poslední aktualizace přehledu “Automat účtování“
Datum účtování – datum, kdy proběhlo poslední účtování dokladů
Schváleno – příznak schválení dokladů (viz výše)
Autor – krátké jméno uživatele, který provedl poslední aktualizaci
V Nastav přehledu automatu účtování lze využít vazby na doklady jednotlivých agend.
Externí uživatelská procedura ep_UCTO14
Do systému je možné zapojit externí proceduru ep_UCTO14. Procedura se spouští na konci procesu aktualizace dokladů vždy při spuštění automatem a volitelně při ručním spuštění (dle konstanty viz výše) a umožňuje např. vyloučit doklady určité agendy z automatického zpracování.
Příklad: ze zpracování je nutno vyloučit účtenky pokladního prodeje (agenda číslo 10) :
CREATE PROCEDURE dbo.ep_UCTO14
AS
SET NOCOUNT ON
DELETE FROM TabAutoUctovani WHERE Agenda in (10)
RETURN
Pozn . Spouštění procedury ep_UCTO05 není v této verzi automatu implementováno.
Vlastnosti automatu účtování
I když ve většině případů výsledek účtování dokladů odpovídá přesně výsledku účtování jednotlivých dokladů přímo z daných přehledů, vlivem obecnosti vykazuje automat tyto odlišnosti :
- Nikdy neproběhne automatické účtování kurzových rozdílů a dorovnání u bankovních výpisů, zápočtů faktur, dokladů pokladny a úhrad i když je v systému nastaveno, že se má provádět. Účtování kurzových rozdílů a dorovnání je zařazeno (jako speciální agendy) do automatu účtování a proběhne samostatným procesem.
- Skonto – přeúčtování skonta probíhá vždy k aktuálnímu datumu.
- Při účtování automatem (tedy vždy bez přededitace) nedojde k seskupení účetních dokladů do jednoho dokladu i když je nastaveno na účetním kódu. Tato výjimka platí pro doklady dodatečných souvisejících nákladů, nedokončené výroby a doklady projektového řízení.
Spouštění automatického účtování pomocí automatu HeIios iNuvio
Automatické spuštění (např. pomocí Plánovače úloh ve WINDOWS), je potřeba inicializovat akci ActionUctovaniAuto . Pro automatické spouštění automatu v určitý čas a v určitých dnech je potřeba provést několik kroků :
V přehledu Automat účtování pomocí akce Generování HIQ souboru vygenerovat konfigurační soubor typu HIQ (název může být libovolný). Název a cestu vygenerovaného souboru je dále potřeba zadat do příkazového řádku spuštění Heliosu pro automat.
Příklad definice HIQ souboru :
[RecordSpecification]
Database=Helios01
BrowseID=2346
ActionName=ActionUctovaniAuto
BrowseOnly=1
Nadefinovat příkazový řádek spuštění Heliosu
musí se použít tyto parametry :
- parametr -F – číslo databáze, např. -F0
- parametr -L – LoginMode, způsob přihlašování 0=jm. uživatele(default),1=počítače,2=NTAuth. (viz soubor Helios.INI)
- parametr -U – uživatel
- parametr -P – zašifrované heslo, možno získat v HeliosInuvio – „Správa systému“ – „Šifrování hesla“
- zadat kompletní cestu na konfigurační HIQ soubor v uvozovkách
Při nastavení LoginMode=2 není potřeba uvádět parametry -U a -P.
příklad :
C:\EXE\Helios.exe -F0 -L2 „C:\EXE\SYSTEM\nazev.HIQ“
Tento příkazový řádek použít ve spouštěči (např. Plánovač úloh ve WINDOWS), kde lze zadat termíny spouštění.
Podle nastavení „Po ukončení automatu zavřít program“ v globální konfiguraci se HeliosInuvio po doběhnutí procesu automatu buď sám ukončí nebo zůstane spuštěn a bude zobrazen přehled „Automat účtování“.
Popis je uveden také v asistentu přehledu „Automat účtování“.
Spouštění automatického účtování jobem
V jobu je potřeba volat provedení procedury hp_AutomatUctovani s příslušnými parametry.
Příklad :
EXEC dbo.hp_AutomatUctovani SysNazevNulteDB, NULL, 0, 1
kde :
SysNazevNulteDB je systémový název nulté databáze (např. Helios01)
NULL – parametr @Mode, musí být NULL !!
0 – parametr @BezPrededitace, musí být 0 !!
1 – parametr @AutoUctovaniMode, musí být 1 !! |